Introdução

Confesse: eu sei que você já se pegou pensando “por que algo tão simples precisa ser tão complicado?”. Saiba que processos ineficientes podem até parecer funcionar, mas sempre dará problema em alguma hora, e será sempre numa hora não muito legal, onde você já estará enrolado com alguma outra coisa. É verdade. Acontece nas melhores famílias, rs. A boa notícia? Redesenhar um processo pode ser simples e eu vou te mostrar da melhor forma possível, prometo. Só te peço um pouco de atenção e vontade de mudar.

Já ajudei pequenas empresas a economizar mais de R$ 20k/ano cortando 10h semanais de retrabalho em processos críticos — e em casos mais complexos, empresas reduziram 15% dos custos operacionais em menos de 3 meses, só ajustando etapas mal estruturadas (sem demitir ninguém!). Para uma pequena empresa, isso pode significar recursos para contratar um novo talento ou evitar demissões. Quer descobrir como?

Neste artigo, você vai aprender a fazer isso sem surtar sua equipe. Vamos lá?

Passo 1: Mergulhe nas Entranhas do Processo

Redesenhar processos exige um imersão — você precisa desenterrar detalhes que estão enterrados na rotina. Comece assim:

1. Faça um "diário de bordo": Peça a um colaborador que anote tudo o que faz em um processo específico por uma semana (ex.: desde receber um pedido até enviar a nota fiscal).
   
2. Procure padrões escondidos:
   
   • Onde há pausas longas? (ex.: esperando aprovação por e-mail).
     
   • Quais etapas geram mais perguntas? (ex.: "Como preencher esse campo do sistema?").
     
3. Use uma checklist de autodiagnóstico:
   
   • "Essa etapa agrega valor direto ao cliente?"
     
   • "Se eliminássemos isso, o processo quebraria?"

Exemplo real: Em uma loja online, descobrimos que o cadastro manual de pedidos consumia 3h/dia. Automatizamos com um formulário online e realocamos esse tempo para o atendimento ao cliente.

Dica do Vitor: Se notar que uma etapa sempre gera confusão, pode ser um gargalo disfarçado de "só assim funciona". [Já expliquei como identificá-los aqui].

Passo 2: Descubra os Vilões Escondidos

Processos ineficientes têm "vilões" que fingem ser inofensivos. Os mais comuns:

• Tarefas redundantes: Fazer a mesma coisa em dois sistemas diferentes (ex.: digitar dados no ERP e depois no Excel).
  
• Passos manuais que poderiam ser um clique: Aprovar solicitações por e-mail em vez de usar um sistema centralizado.
  
• Falta de padrão: Cada pessoa faz do seu jeito, e ninguém sabe qual é a versão correta.

Como desmascarar esses vilões:

• Pergunte à equipe: "Qual parte desse processo te faz pensar 'por que ainda fazemos isso?'"
  
• Analise métricas simples (Tempo médio por etapa, número de erros recorrentes, quantas pessoas estão envolvidas em cada fase)

Exemplo real: Em uma consultoria, descobrimos que esperar a assinatura física do diretor atrasava projetos em 5 dias. Substituímos por uma assinatura digital e ganhamos agilidade (e o diretor agradeceu!).

Passo 3: Simplifique 

Agora, vem a parte terapêutica: eliminar etapas inúteis. Use a regra dos 80/20:

• 20% das atividades geram 80% dos resultados.
  
• O resto? Muitas vezes é só enfeite.

Como fazer:

1. Risque etapas que não agregam valor direto ao cliente/finalidade (ex.: relatórios que ninguém lê).
   
2. Automatize tarefas repetitivas (ex.: enviar e-mails de confirmação manualmente).
   
3. Una passos similares (ex.: em vez de 3 formulários, crie um só).

História engraçada: Um cliente insistia em imprimir ordens de serviço pra depois digitalizá-las. Cortamos a impressão e liberamos 2h/dia do estagiário.

Passo 4: Teste o Novo Processo em Pequena Escala

Antes de virar regra, faça um projeto piloto:

• Escolha um time ou departamento aberto a mudanças.
  
• Documente os resultados por 1-2 semanas (ex.: tempo economizado, erros reduzidos).
  
• Ajuste conforme o feedback (sim, até o João do RH pode ter ideias brilhantes).

Ferramenta útil: Use um software de gestão para acompanhar métricas em tempo real e compartilhar avanços com a equipe.

Passo 5: Treine a Equipe 

De nada adianta redesenhar processos se ninguém souber como usá-los. Faça:

• Um treinamento curto e prático (15-30 minutos);
  
• Manuais visuais (fluxogramas, screenshots) para consulta rápida;
  
• Uma celebração inicial (café da manhã, pizza ) para motivar a adesão.

Dica do Vitor: Nomeie "embaixadores" em cada setor — pessoas que ajudam os colegas a se adaptarem.

Conclusão

Redesenhar processos não é um bicho de sete cabeças. Comece com um processo pequeno (ex.: aprovação de compras), aplique os passos e meça os resultados. Se precisar de ajuda:

1. Leia o artigo sobre [7 sinais de gargalos] para evitar armadilhas;
   
2. Experimente ferramentas que facilitam a automação. Eu gosto muito da ClickUp.

Para quem quiser ir além, elaborei dois recursos complementares:

1. O E-book Desvende os Segredos da Gestão de Processos, com estudos de caso e técnicas passo a passo para otimização imediata.
   
2. O livro físico Jornada Ágil de Processos (coautoria), que mergulha no equilíbrio entre controle e agilidade em processos estratégicos — ideal para quem busca uma visão sistêmica e duradoura.

Ambos nasceram de anos de experiência prática e diálogos com centenas de profissionais.

Até a próxima!